1. Verantwortliche Stelle
Eicher Freunde Schwarzwald e.V.
Sonnhalde 10
79859 Schluchsee
Telefon: +49 76 56 98 88 37
E-Mail: info@eicherfreunde-schwarzwald.de
Der Verein wird vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB.
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse oder postalisch an uns wenden.
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist für unseren Verein nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen (Art. 37 DSGVO).
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder und weiterer betroffener Personen ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
3.1 Datenverarbeitung im Rahmen der Vereinsarbeit / Mitgliederverwaltung
Im Rahmen der Mitgliedschaft im Verein verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Datum des Vereinsbeitritts
- ggf. Bankverbindung (IBAN, Zahlungsdaten, SEPA-Lastschriftmandat inkl. Unterschrift)
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur:
- Verwaltung der Mitgliedschaft
- Beitragsverwaltung und -einzug
- Organisation von Vereinsaktivitäten und Veranstaltungen
- Kommunikation mit den Mitgliedern
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten
- Außendarstellung des Vereins
Zugriff auf die Mitgliedsdaten haben ausschließlich die jeweils zuständigen Funktionsträger:innen des Vereins, und zwar nur insoweit, wie dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist:
- Vorstand: vollständige Mitgliederverwaltung, Organisation des Vereinsbetriebs, Betrieb der Vereinswebseite, Öffentlichkeitsarbeit
- Kassenwart:in: Beitragsverwaltung, Zahlungsabwicklung, Buchführung
- Kassenprüfer:innen: Einsicht in abrechnungsrelevante Daten im Rahmen der Kassenprüfung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags – Vereinsmitgliedschaft) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen).
4. Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert:
- Mitgliedsdaten: bis zu 2 Jahre nach Austritt
- Steuer- und buchhaltungsrelevante Daten: 10 Jahre gemäß Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB)
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht.
5. Weitergabe von Daten an Dritte / Auftragsverarbeitung
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung der Vereinsaufgaben erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Dies betrifft insbesondere:
- IT- und Hosting-Dienstleister (z. B. für Betrieb der Vereinswebseite und E-Mail-Kommunikation)
- Zahlungsdienstleister und Banken (Beitragszahlung)
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU findet grundsätzlich nicht statt. Sollte dies im Einzelfall erfolgen, geschieht dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO.
6. Fotos und Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen von Vereinsveranstaltungen werden Fotos angefertigt, die zur Außendarstellung des Vereins genutzt werden (Webseite, Vereinsmedien, Social Media wie Facebook und Instagram).
Die Veröffentlichung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung des Vereinslebens).
Dies betrifft insbesondere:
- Gruppen- und Teamfotos
- Fotos von Veranstaltungen und Vereinsaktivitäten
- Übersichts- und Stimmungsbilder, bei denen einzelne Personen nicht im Fokus stehen oder nur als Beiwerk erscheinen
Mitglieder und Besucher:innen haben das Recht, der Veröffentlichung von Fotos, auf denen sie erkennbar sind, gemäß Art. 21 DSGVO zu widersprechen.
Ein entsprechender Widerspruch kann jederzeit an info@eicherfreunde-schwarzwald.de gerichtet werden.
7. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben folgende Rechte gemäß DSGVO:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Zuständig für unseren Verein ist:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
(LfDI Baden-Württemberg)
Alternativ können Sie sich auch an die Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzes wenden.